Depuis le début de l'année, la gestion locative de Nîmes Agence tourne sur Polyrent, un logiciel de gestion locative conçu à Nîmes. Beaucoup de propriétaires nous demandent ce que cela change pour eux, ce que le logiciel fait exactement, et pourquoi une agence indépendante qui gère à la main depuis vingt-cinq ans a décidé de s'outiller. Voici une réponse complète.

Polyrent, c'est quoi ?

Polyrent est une application web et mobile qui centralise tout ce qui touche à un bien loué : le bail, le locataire, les loyers, les quittances, les charges, les incidents et la comptabilité. Elle s'adresse à trois publics qui, jusqu'ici, travaillaient chacun dans leur coin : le propriétaire, l'agence qui gère pour lui, et le locataire. Chacun a son espace, avec les mêmes données à jour.

Concrètement, le logiciel sait faire ces choses sans intervention humaine :

  • éditer et envoyer la quittance de loyer dès que le paiement est encaissé ;
  • relancer automatiquement un loyer en retard, par email puis par SMS, selon un calendrier défini à l'avance ;
  • générer le bail, l'état des lieux, l'avenant ou la révision annuelle de loyer à partir des informations du bien ;
  • classer les candidatures de locataires selon la solvabilité du dossier, en lisant automatiquement les pièces justificatives (avis d'imposition, bulletins de salaire, pièce d'identité) ;
  • calculer le rendement et le cash-flow de chaque bien, charges et travaux déduits ;
  • préparer les éléments de la déclaration fiscale annuelle, en micro-foncier, réel ou LMNP.

Le tout est accessible depuis un navigateur ou depuis l'application iPhone, avec un essai gratuit de deux mois sans carte bancaire.

Pourquoi une agence a besoin d'un logiciel

Un cabinet de gestion locative vit de petites tâches répétées : encaisser, quittancer, relancer, régulariser les charges, répondre au locataire qui a une fuite, envoyer au propriétaire son relevé mensuel, préparer les revenus fonciers en fin d'année. À l'échelle d'un portefeuille de plusieurs dizaines de lots, ce sont des centaines d'opérations par mois. Le risque n'est pas de mal faire, c'est d'oublier : une quittance envoyée en retard, une révision de loyer jamais appliquée, une relance qui part trois semaines trop tard.

Pendant longtemps, l'agence a fonctionné avec un logiciel de gestion classique, lourd, installé sur un poste, et beaucoup de tableurs. Cela marchait, mais toute l'information restait à l'agence. Le propriétaire devait appeler pour savoir si son loyer était rentré. Le locataire devait passer pour récupérer une attestation. Polyrent règle ce problème en donnant à chacun l'accès à ses propres informations, en temps réel.

Ce que ça change pour vous, propriétaire

Vous voyez votre bien comme nous le voyons

Dans votre espace, vous retrouvez le bail en cours, l'historique des loyers, les quittances, les factures de travaux, le solde du locataire et le relevé de gérance. Plus besoin d'attendre le courrier mensuel ni de nous appeler pour un chiffre : vous ouvrez l'application et vous savez.

Vous êtes payé plus vite et plus régulièrement

Les loyers sont rapprochés automatiquement à l'encaissement. Une relance part dès le premier jour de retard, courtoise, puis plus ferme. Depuis la mise en place, le délai moyen de règlement des loyers en retard sur les biens que nous gérons a nettement raccourci, tout simplement parce que personne n'oublie de relancer.

Vous savez ce que rapporte vraiment votre bien

Le rendement brut affiché sur une annonce ne dit rien de la réalité. Polyrent calcule pour chaque lot le rendement net après honoraires, taxe foncière, assurance, charges non récupérables et travaux. C'est cet indicateur que nous regardons avec vous pour décider d'une hausse de loyer, d'une rénovation ou d'une vente.

Votre déclaration est prête en janvier

Toutes les recettes et les charges de l'année sont ventilées au bon endroit. En janvier, vous recevez un récapitulatif exploitable directement par votre comptable ou par vous-même, ligne par ligne, avec les justificatifs joints.

Ce que ça change pour le locataire

Le locataire a lui aussi son espace : il y retrouve son bail, ses quittances, son solde, et peut signaler un incident (une chaudière en panne, une infiltration) avec une photo, directement depuis son téléphone. Nous recevons l'alerte, nous mandatons l'artisan, et le propriétaire suit l'avancement sans avoir à relayer les messages. Un locataire bien informé et bien traité reste plus longtemps : c'est le meilleur rempart contre la vacance locative.

Pourquoi Polyrent plutôt qu'un autre logiciel

Il existe de nombreux logiciels de gestion locative. Nous avons retenu Polyrent pour quatre raisons.

  1. Il est simple. Nos gestionnaires ont été opérationnels en une journée. Les propriétaires, souvent peu à l'aise avec l'informatique, s'y retrouvent sans formation.
  2. Il est pensé pour la relation à trois propriétaire, agence, locataire, alors que la plupart des outils du marché sont conçus soit pour le particulier qui gère seul, soit pour les gros administrateurs de biens.
  3. Il est développé à Nîmes. Polyrent est édité par Immersion Totale, l'agence web nîmoise qui a aussi réalisé ce site. Quand nous avons besoin d'une évolution, nous en parlons à des gens qui sont à dix minutes de l'agence, et les mises à jour suivent. Plusieurs fonctions du logiciel viennent directement de nos demandes de terrain.
  4. Il respecte les données. Les informations sont hébergées en France, les documents des locataires ne sont lus que pour constituer le dossier, et chaque utilisateur ne voit que ce qui le concerne.

Ce que le logiciel ne remplace pas

Soyons clairs : un logiciel ne visite pas un appartement, ne négocie pas avec un locataire en difficulté, ne choisit pas l'artisan de confiance et ne connaît pas le marché de la rue Fresque ou du chemin de Russan. Polyrent enlève à nos gestionnaires les tâches répétitives pour leur laisser le temps de ce qui compte : sélectionner le bon locataire, fixer le bon loyer, réagir vite en cas de problème et vous conseiller. La technologie sert l'accompagnement humain, elle ne s'y substitue pas.

Comment ça se passe si vous nous confiez votre bien

Vous signez un mandat de gestion. Nous créons votre bien dans Polyrent et vous recevez vos accès le jour même. Si un locataire est déjà en place, nous reprenons le bail existant et son historique. Sinon, nous lançons la mise en location : annonce, visites, sélection des dossiers dans l'outil, signature du bail, état des lieux. À partir de là, tout est visible dans votre espace, et vous recevez vos loyers à date fixe.

Nos honoraires de gestion sont de 6,5 % TTC des sommes encaissées, avec une garantie loyers impayés en option. Le détail est sur la page gestion locative à Nîmes, et la grille complète sur la page honoraires.

En résumé

Nîmes Agence utilise Polyrent parce que cela rend la gestion plus fiable pour le propriétaire, plus fluide pour le locataire et plus transparente pour tout le monde. C'est aussi un choix local : un logiciel nîmois, pour une agence nîmoise, qui gère des biens nîmois. Si vous êtes propriétaire et que vous voulez voir concrètement à quoi ressemble votre espace, passez nous voir au 14 avenue Georges Pompidou ou appelez le 09 78 80 74 90 : on vous fait une démonstration en un quart d'heure.